校内各单位：
为进一步做好学校档案材料收集归档工作，有效保护、利用档案资源，更好地服务学校中心工作。根据学校办公室（档案馆）工作安排及档案管理的有关规定，请各单位（部门）按照《开云线上登录·（中国）官方网站档案实体分类实施细则》的归档范围收集2023年度档案材料，现将2023年年内档案的移交工作通知如下：
一、档案移交时间安排
1．各单位（部门）文书档案文件资料（含各单位大事记及有保存价值的声像材料）于2024年4月30日前移交，时间安排见附件1；
2．财会类2022年及以前的账本、凭证等归档材料于2024年12月30日前移交；
3．学籍类档案按学年度归档的材料于当年11月10日前移交；
4．科研、基建和招投标项目文件材料在结题或验收完成后两个月内移交档案馆；
5．请各单位务必按时完成移交工作，确保学校档案数字化工作如期进行。如有特殊情况不能按时移交的，需出具书面说明，由单位负责人、分管校领导签字盖章。
二、档案归档要求
1．各单位（部门）负责人为归档工作的第一责任人，需指定专人（兼职档案员）负责本单位（部门）的档案归档工作，兼职档案员原则上要求保持三年不变。请所有兼职档案员填写信息登记表（附件2）及联系方式于2024年3月10日之前报档案馆，以便工作联络；
2．档案收集、整理是档案工作的重要组成部分及关键环节，应做到档案材料应收尽收，请各单位（部门）高度重视，从即日起按归档要求进行收集、整理、归档。照片档案收集依照《湖北省照片档案规范管理指导意见》，妥善做好照片档案著录工作，其中每项学校重要活动的照片移交数量不少于三张；
3．各单位（部门）档案的收集范围须按《开云线上登录·（中国）官方网站档案实体分类实施细则》（附件3）中“档案分类归档范围和保管期限”有关条目执行；
4．档案资料必须齐全完整，保证档案之间的必然联系，充分体现其价值；
5．必须移交档案原件资料；
6．各单位（部门）移交档案必须严格履行移交手续，由移交单位（部门）从学校档案管理系统打印移交目录表（一式二份）。拟移交进馆的档案，开放审核工作由档案形成（移交）部门负责，各单位（部门）负责人在移交目录表中填写的“是否开放意见”将作为档案开放的直接依据。兼职档案员移交时连同电子版（电子版文件名须标注移交单位名称）一并移交档案馆，交接双方签名盖章。
联系人：丁明香 宁密成 施旖
联系电话：81973786
学校办公室 档案馆
2024年2月27日
